Asamblea General de Accionistas

Es el máximo órgano del Grupo Empresarial Riopaila Castilla. Está compuesta por todos los accionistas registrados en el Libro de Registro de Accionistas y tiene la responsabilidad de brindar lineamientos generales sobre la estrategia de la compañía. Entre sus principales funciones, la Asamblea designa a la Junta Directiva y al Revisor Fiscal, aprueba las reformas a los Estatutos Sociales, los Estados Financieros de fin de ejercicio y la distribución de dividendos. Además, adopta las medidas necesarias para garantizar el cumplimiento del objeto social y el interés común de los accionistas, asumiendo todas aquellas funciones que le confieren las leyes y que no correspondan a otro órgano de la empresa. El Presidente de la Junta Directiva preside la Asamblea o en su defecto, el presidente del Grupo Empresarial.

Junta Directiva

Tiene varias funciones clave que guían y supervisan las operaciones de la sociedad, como establecer su propio reglamento y aprobar los procedimientos internos que regulan la actividad de la compañía. Además, designa al Gerente de Auditoría Interna, elige al Presidente de la sociedad y al Secretario General, y tiene la responsabilidad de organizar los comités de apoyo para el funcionamiento de la organización. Dentro de sus funciones también se encuentra la presentación de los estados financieros y otros informes a la Asamblea General de Accionistas, así como la convocatoria a sesiones extraordinarias y la revisión periódica de los libros y cuentas de la sociedad. Es responsable de recomendar a la Asamblea de Accionistas la toma de decisiones estratégicas como la adquisición de empresas, fusiones o reestructuraciones importantes. Asimismo, tiene la facultad de reglamentar la colocación de acciones y autorizar la asignación de partidas a fondos especiales. Realiza seguimiento continuo a los procesos organizacionales mediante un balance score mensual, que abarca los cinco pilares estratégicos del negocio. La Junta también autoriza al Presidente de la sociedad para celebrar actos o contratos que excedan ciertos límites o la venta de activos cuando corresponda. En cuanto a la planificación financiera, aprueba los presupuestos de funcionamiento e inversión, considerando siempre los criterios de rentabilidad. Finalmente, vela por el cumplimiento de los estatutos sociales y el Código de Buenas Prácticas Corporativas, y tiene la responsabilidad de expedir y modificar este Código cuando sea necesario para optimizar la gobernanza de la empresa. Para más detalles sobre el funcionamiento de la Junta Directiva, invitamos a consultar nuestro Reglamento interno de funcionamiento de la Junta Directiva. En 2024, nuestra Junta Directiva estuvo conformada por nueve miembros principales y sus respectivos suplentes personales, quienes fueron elegidos por la Asamblea General de Accionistas en reunión ordinaria. El proceso de selección se realiza mediante la presentación de listas de candidatos, considerando criterios como experiencia relevante, conocimientos técnicos en áreas clave de la compañía y el cumplimiento de los principios de independencia establecidos en el parágrafo 2°, artículo 44 de la Ley 964 de 2005, aplicables también a la conformación del Comité de Auditoría. Los miembros de la Junta son elegidos por períodos de un año con posibilidad de reelección.

Quórum

(C 012 - 7.4.3.3.1) En todas las reuniones de la Junta Directiva se alcanzó el quórum mínimo necesario para su realización y deliberación, cumpliendo con los requisitos establecidos.

Evaluación de desempeño

(GRI 2-18) (C 012 - 7.4.3.3.1) Durante la vigencia, no realizamos evaluaciones del desempeño a la Junta Directiva.

Comités de apoyo de la Junta Directiva

Para garantizar una gestión especializada y eficiente, la Junta Directiva cuenta con varios comités de apoyo, cada uno con funciones específicas que contribuyen al cumplimiento de la estrategia corporativa y la toma de decisiones informadas:

Sistema de Control Interno

(C 012 - 7.4.3.3.1) Garantiza la confiabilidad de la información financiera, el cumplimiento de las normativas legales, la protección de nuestros activos y la eficiencia operativa. Nos basamos en marcos internacionales como COSO (Comité de Organizaciones Patrocinadoras de la Comisión Treadway) y COBIT (Objetivos de control de la información y tecnologías relacionadas). Este sistema se apoya en un conjunto de políticas y procedimientos documentados, en una plataforma tecnológica que asegura la trazabilidad de las operaciones y en diversas instancias de supervisión que velan por la correcta implementación y seguimiento de los controles. También realizamos evaluaciones periódicas de riesgos para identificar acciones preventivas y correctivas que mitiguen cualquier impacto en nuestros objetivos estratégicos. Durante el año 2024, el Comité de Auditoría y Riesgos realizó 4 sesiones ordinarias, cumpliendo al 100% con las reuniones programadas, y 2 sesiones extraordinarias.

Presidencia

Máximo cargo de la administración del Grupo Empresarial Riopaila Castilla. Su titular actúa como Representante Legal principal y es responsable de implementar la estrategia corporativa y gestionar las operaciones diarias.

Comité Ejecutivo

Compuesto por los miembros de la alta gerencia del Grupo Agroindustrial, incluidos el Presidente Ejecutivo y los gerentes que reportan directamente a éste. En este grupo se incluyen dos cargos que reportan a la Junta Directiva: Secretario General, quien se encarga de la relación con la Junta Directiva* y el Gerente de Auditoría Interna.

Responsabilidad en el desarrollo sostenible

(GRI 2-12, 2-13, 2-14, 2-17) La Asamblea General de Accionistas, la Junta Directiva y la alta gerencia desempeñan roles clave en la supervisión y toma de decisiones estratégicas dentro de la organización. En cuanto a la formulación y actualización de las declaraciones de propósito, misión, visión, principios, estrategias, políticas y metas relacionadas con el desarrollo sostenible, la Asamblea de Accionistas delega este rol en la Junta Directiva, quien debe actuar de acuerdo con el mandato de los Accionistas y la misión de la sociedad. Esta última es responsable de aprobar las políticas corporativas y adoptar prácticas que integren criterios económicos, ambientales y sociales en la estrategia organizacional.

Remuneración

(GRI 2-18, 2-19, 2-20, 2-21) (C 012 - 7.4.3.3.1) Nuestras políticas de remuneración para los miembros del máximo órgano de gobierno y los altos directivos están alineadas con los indicadores de sostenibilidad de la organización. La remuneración de los miembros de Junta Directiva se define anualmente en la Asamblea General de Accionistas, donde se considera un monto fijo por honorarios y un monto fijo por gastos de viaje, ambos pagaderos por reunión. El sistema de remuneración refleja su responsabilidad en las decisiones estratégicas de la compañía. En cuanto a los altos ejecutivos, nuestra política incluye sueldo fijo y variable basado en los resultados alcanzados. Además, se consideran otros componentes como las bonificaciones de contratación, incentivos por metas alcanzadas, indemnizaciones por despido, reembolsos y beneficios por jubilación. Esta estructura está diseñada para alinear los intereses de los ejecutivos con los de la empresa. Para vincular nuestras políticas de remuneración con los impactos de la organización sobre la economía, el medio ambiente y las personas, tomamos en cuenta el balanced scorecard en el caso de los altos ejecutivos. Este modelo integra indicadores ambientales, sociales y de gobernanza (ASG), asegurando que la remuneración variable esté relacionada con el desempeño en áreas críticas de la sostenibilidad. En el diseño de las políticas de remuneración, seguimos un proceso transparente que incluye un sistema de valoración para los niveles administrativos y operativos, así como un sistema de categorías salariales pactadas con los sindicatos. Nuestro modelo de compensación total busca atraer, desarrollar y fidelizar talento, promoviendo la equidad interna y manteniendo la competitividad con el mercado. Expertos especializados participan en la determinación de la remuneración, proporcionando información de los rangos salariales de mercado. En cuanto a la compensación total anual, no divulgamos el salario de la persona mejor pagada por razones de confidencialidad y seguridad. Sin embargo, mantenemos un enfoque equilibrado en los incrementos salariales. En 2024, el porcentaje de incremento de la compensación total anual de la persona mejor pagada fue 1.034 veces el de la mediana del incremento otorgado al resto de los empleados. Este ratio refleja que el porcentaje de incremento en la compensación de la persona mejor remunerada fue apenas un 3,4% mayor que la mediana de los incrementos otorgados a los demás trabajadores (excluyendo a dicha persona), evidenciando nuestro compromiso con la equidad y la competitividad. El salario promedio de nuestros trabajadores está un 12,2% por encima del salario mínimo legal vigente en Colombia, lo que refleja nuestro compromiso con la competitividad y el bienestar de nuestros trabajadores. Honorarios revisoría fiscal En el marco de la transparencia y la rendición de cuentas, en reunión ordinaria de la Asamblea General de Accionistas, celebrada el 20 de marzo de 2024, se reeligió a la firma Ernst & Young Audit S.A.S. para la revisoría fiscal a los estados financieros del Grupo Agroindustrial Riopaila Castilla y su consolidación, entre abril de 2024 y marzo de 2025. Los honorarios acordados, que refuerzan nuestra política de buen gobierno corporativo, fueron aprobados por la Asamblea y se establecieron en un valor estimado de $603.840.000.

Conflicto de interés e inquietudes críticas

(GRI 2-15, 2-16) (C 012 - 7.4.3.3.1) Este es un proceso clave para garantizar la transparencia y el buen gobierno corporativo. Contamos con una normatividad interna rigurosa diseñada para prevenir y mitigar cualquier posible conflicto de interés que pudiera surgir dentro de la Junta Directiva. Cuando un miembro considera que está involucrado en un conflicto de intereses, ya sea real o potencial, tiene la obligación de comunicarlo a la Junta Directiva a través del formulario correspondiente disponible en nuestra página web. Una vez informado, el miembro debe abstenerse de participar en las decisiones relacionadas con el conflicto hasta que sea resuelto. El resto de los miembros de la Junta Directiva son los encargados de definir la existencia del conflicto. En las reuniones donde se trate este tema, el director involucrado no participará ni votará sobre el asunto. Si es necesario, la Junta puede recurrir al Comité de Ética, al Oficial de Cumplimiento o a un asesor externo para obtener la mejor orientación sobre cómo proceder. En caso de que se confirme la existencia de un conflicto, la Junta convocará a la Asamblea de Accionistas para aprobar o rechazar la operación o transacción involucrada, proporcionando la información relevante para la evaluación. En cumplimiento al Decreto 46 de 2024, cualquier conflicto de interés será informado a los grupos de interés a través de la Asamblea de Accionistas, donde se presentará la operación que dio lugar al conflicto. Como empresa cotizada en la Bolsa de Valores, hacemos pública esta información relevante en el orden del día de nuestras reuniones, lo que garantiza la transparencia ante el mercado. En cuanto a las inquietudes críticas que puedan afectar la sostenibilidad, reputación o cumplimiento normativo, todas son comunicadas a la Junta Directiva por parte de nuestro Presidente Ejecutivo. La Junta decide si el asunto debe ser elevado a la Asamblea. Aunque no se han cuantificado específicamente las inquietudes críticas durante el último periodo, estas se tratan con seriedad y se consignan en el Informe de Gestión anual. Entre las principales preocupaciones abordadas por la Junta se incluyen aquellos riesgos relacionados con impactos negativos para los grupos de interés, incumplimientos regulatorios, problemas reputacionales y efectos económicos significativos. En Riopaila Castilla, estamos comprometidos con una gestión proactiva y transparente para manejar cualquier situación que pueda comprometer principios éticos y normativos.

Políticas públicas de comunicación transparente

Nuestro compromiso con la transparencia nos lleva a definir políticas aplicables a todos los administradores, trabajadores y aliados. A través de cláusulas contractuales, auditorías y procesos de debida diligencia, buscamos prácticas responsables en la cadena de valor. Además, llevamos a cabo programas de formación y difusión, asegurando que nuestros estándares sean entendidos y aplicados en cada interacción: • Compromiso Público en Derechos Humanos • Política de DDHH • Código de Ética y Buen Gobierno • Política de Tratamiento de Datos • Manual SAGRILAFT Las principales políticas y normas internas cuentan con la aprobación de la Junta Directiva, mientras que su implementación y supervisión recaen en el Comité Ejecutivo y los líderes de área. Para nosotros, estas directrices no son solo lineamientos, son la base de la estrategia corporativa y una guía para actuar con integridad y responsabilidad.

Mecanismos de asesoramiento y comunicación transparente

(GRI 2-25, 2-26) Gestionamos los impactos negativos generados en el entorno, asegurando contar con mecanismos efectivos para que todos nuestros grupos de interés puedan plantear sus inquietudes y solicitar soluciones. Uno de ellos es el sistema integral de Peticiones, Quejas, Reclamos y Sugerencias (PQRS), que garantiza una gestión eficiente, accesible y segura. A través de diversos canales, como correos electrónicos, WhatsApp y un servicio gratuito nacional telefónico, cualquier persona u organización pueda comunicarse con nosotros de forma directa. Una vez recibida una queja o reclamo, iniciamos proceso estructurado que incluye clasificación en un máximo de dos días hábiles y una respuesta final en catorce días hábiles. Tratamos con especial atención los casos relacionados con derechos humanos y fomentamos el diálogo con las comunidades afectadas a través de un equipo experto en el tema. Además, trabajamos de la mano con autoridades locales y actores relevantes para diseñar e implementar soluciones sostenibles. Nos enfocamos en identificar y abordar las reclamaciones de manera integral. Cada caso es investigado a fondo para determinar responsabilidades e implementar soluciones adecuadas, asegurando la trazabilidad y el seguimiento de cada solicitud. Además, evaluamos continuamente la eficacia de este mecanismo mediante indicadores de desempeño y la retroalimentación de nuestros grupos de interés, lo que nos permite identificar áreas de mejora y fortalecer la transparencia de nuestros procesos. Complementamos estos esfuerzos con iniciativas proactivas que buscan prevenir y remediar impactos sociales, ambientales y económicos en nuestras zonas de operación significativa (ZOS). Realizamos estudios de impacto social y ambiental que nos permiten anticiparnos a los riesgos y desplegar planes anuales con medidas de prevención, mitigación y remediación. Para fortalecer relaciones con los grupos de interés, llevamos a cabo talleres y actividades de sensibilización sobre temas clave. Estas acciones fomentan el diálogo, la cocreación de soluciones y el desarrollo sostenible de con quienes interactuamos. En nuestro compromiso con la conducta empresarial responsable, ponemos a disposición la Línea Ética, una herramienta con altos estándares de calidad, confidencialidad e independencia. Este canal, junto con nuestra línea gratuita, correo electrónico y formularios virtuales, permite a cualquier persona plantear sus inquietudes o reportar actos que vayan en contra de nuestro Código de Ética y Buen Gobierno.

Evaluación de riesgos organizacionales

(C 012 - 7.4.3.1.3, 7.4.3.2.5) En Riopaila Castilla, la evaluación y gestión de riesgos es un pilar esencial para garantizar nuestra sostenibilidad y continuidad operativa. Nos enfocamos en identificar y gestionar los riesgos clave que pueden influir en nuestra estrategia, operaciones, situación financiera y perspectivas de crecimiento. En las notas a los estados financieros, capítulo 5, "Administración de riesgos financieros", se presenta un análisis breve del riesgo de mercado. Adicional a ello, a continuación, detallamos los riesgos relevantes y la gestión para cada uno: Puede consultar y revisar la calificación de cada uno de estos riesgos al cierre de 2024, haciendo clic aquí A partir del análisis del contexto global y sectorial, priorizamos riesgos emergentes clave:

Riesgos y oportunidades del cambio climático

(GRI 201-2, 13.2.2) El principal riesgo es contar con planes de mitigación y adaptación ineficientes frente a sus efectos, con potenciales implicaciones financieras tanto en el presente, como en el corto, mediano y largo plazo. Como factores causantes, destacamos: La implementación de mejores prácticas agrícolas mediante tecnología y cambios en la cultura organizacional es la principal oportunidad que hemos identificado. Esta es impulsada por el fortalecimiento de la agricultura regenerativa y las soluciones basadas en la naturaleza a nivel mundial, así como el desarrollo de proyectos conjuntos de conservación con aliados en el territorio, esperamos que, en el corto, mediano y largo plazo, repercuta de manera positiva con implicaciones financieras asociadas a: Hasta el momento no hemos cuantificado el impacto financiero en la materialización de este riesgo. Este es un ejercicio que estaremos fortaleciendo en futuros reportes.